Hay una habilidad que se pierde entre toda la ola de responsabilidades que tiene un líder, pero no deja de ser imprescindible para integrar al personal al proceso productivo y que puedan así ejecutar su trabajo con competencia: se trata de la habilidad para entrenar al equipo. Contrario a lo que muchos piensan, entrenar al personal no es un proceso rápido ni sencillo. No mientras sea efectivo y duradero. Es una conjunción de destrezas que van desde el carisma, pasando por una buena comunicación hasta la disciplina y actitud de servicio, antes, durante y después del entrenamiento.
Si vas a delegar no puedes sencillamente asignar tareas a tu personal sin prepararlos para ellas. De hacerlo así, la gente fracasará y se resentirá. Por el contrario, debes entrenarlos antes de delegarles una tarea o cuando cometan errores.
Antes de iniciar cualquier proceso de entrenamiento, es indispensable desarrollar una relación personal con la gente que vas a entrenar. A medida que el personal conoce y tiene simpatía hacia su líder, se incrementa su deseo de seguir su dirección y aprender de él. Si no se sienten cómodos, el proceso de preparación se vuelve lento o incluso se detiene.
Enseguida exige compromiso. No puede haber éxito en el entrenamiento sin compromiso para aprender y para dedicar tiempo y energía. Tienes que asegurarte de que la persona que se va a entrenar sabe lo que le costará aprender esa nueva habilidad.
Si el personal se nota comprometido será más fácil fijar una meta. Deben establecer juntos objetivos específicos para lograr algo que valga la pena. El éxito nunca llega instantáneamente. Es la consecuencia de dar muchos pasos pequeños. Especificar metas se convierte en un mapa que las personas pueden seguir con el fin de crecer. Recuerda que las metas deben ser medibles. Aquí mismo se explica cómo una matriz de habilidades sirve para tal objetivo.
Peter Drucker, experto en gestión, dice que uno de los problemas críticos en el lugar de trabajo es que el empleado no comprende perfectamente lo que se espera de él una vez terminado el entrenamiento. A menudo, a los empleados se les hace sentir vagamente responsables de todo, lo que los paraliza. En lugar de eso tienes que dejar claro de qué son responsables y de qué no lo son; comunicar lo esencial. De esa manera podrán centrar sus esfuerzos en lo que les corresponde hacer.
Hay diferentes métodos para entrenar al personal, algunos con pequeñas distinciones, pero en general todos son muy parecidos. El experto en liderazgo y autor, John C. Maxwell los ha sabido resumir en un modelo de cinco pasos, fundamentado por el hecho de que las personas recuerdan tan sólo el 10% de lo que oyen, 50% de lo que ven, 70% de lo que dicen y 90% de lo que oyen, ven y dicen. Es la razón por la que Maxwell recomienda el siguiente modelo para entrenar a la gente y se pueda así delegar el trabajo.
Proceso para entrenar al personal.
Paso 1: Da el ejemplo
El proceso empieza contigo; ejecuta el trabajo mientras que la persona que entrenas observa. Cuando lo hagas trata de darle la oportunidad de que te vean durante todo el proceso. Algunos líderes con mucha frecuencia cometen el error de empezar a la mitad de la labor y confunden al aprendiz. Pero, si quien se entrena ve el trabajo efectuado completa y correctamente, tienen algo para tratar de duplicar.
Paso 2: Guía
Durante este paso continúa haciendo el trabajo, pero esta vez que la persona que entrena esté a tu lado y que tome parte en el proceso. También tómate tiempo para explicarle no sólo cómo, sino el porqué de cada paso.
Paso 3: Observa
En este punto cambia los roles. Quien se entrena efectúa el trabajo y tú lo asistes y lo corriges. Durante esta fase es especialmente importante que seas positivo y animador. Esto hace a la gente perseverar y mejorar en vez de renunciar. Trabaja con la persona hasta que desarrolle constancia. Cuando ha terminado el proceso pídele que te lo expliquen. Esto le ayuda a entender y recordar.
Paso 4: Motiva
En este paso debes dar libertad de trabajar a la persona que entrenas. Tu deber es asegurarte de que sabe cómo hacerlo sin ayuda y mantenerlo entusiasmado para que continúe mejorando. Es importante que permanezcas con la persona hasta que experimente el éxito, este es un gran motivador. En este momento quizá quiera mejorar el proceso. Anímalo a que lo haga y al mismo tiempo aprende de él o ella.
Paso 5: Multiplica
Una vez que el personal efectúa perfectamente el trabajo, le llega el turno de enseñar a otros a hacerlo. Como maestro que ya es, sabe que el mejor modo de aprender algo es enseñando. Lo bueno de esto es que da libertad para desarrollar otras tareas mientras la propia gente llevan adelante el entrenamiento de otros.
Matriz de habilidades
Anteriormente se habló de la matriz de habilidades como una herramienta útil para medir el progreso de cada persona. Una matriz de habilidades es la representación visual y sencilla (o al menos es lo que trataremos de hacer aquí) en donde se colocan las operaciones o necesidades de aprendizaje y el nivel habilidad que tiene cada persona para ejecutar dichas operaciones.
A continuación, se muestra un ejemplo de una matriz en donde se especifican diez actividades clave para la operación de una máquina y el nivel de habilidad de cada integrante del equipo. De esta manera, quien dirige el entrenamiento, en este caso el supervisor de producción, podrá colorear cada número de acuerdo a los criterios asignados al trabajador señalados en el lado derecho.
Cada recuadro se colorea cuando la persona que se entrena ha alcanzado un siguiente nivel de habilidad durante el proceso de entrenamiento. Para hacerlo correctamente, hagamos la relación entre los pasos del proceso de Maxwell y los criterios de la matriz para saber con exactitud cuándo y porqué se asigna un nuevo nivel de habilidad.
Evidentemente, mientras el personal a tu cargo siga alcanzando mayores habilidades para hacer el trabajo, la matriz se irá coloreando como evidencia y control de su progreso. Un gran error que algunos cometen es la incapacidad para ver la diferencia de habilidades entre unas y otras personas, por lo que usualmente entrenan a quienes más avanzados están o a quienes son más cercanos a propio líder o supervisor, mientras que otros se van quedando cada vez más atrás. Esa es la razón por la que el control debe ser imprescindible.
Así se irá viendo una matriz de habilidades mientras dediques tiempo para entrenar a tu personal:
No puedes soltar a la gente sin una estructura ni preparación, pero es importante en algún momento darles suficiente libertad para que sean creativos. La manera de hacerlo es dándoles responsabilidad y rendimiento de cuentas.
Los malos líderes quieren controlar cada detalle del trabajo de sus personal. Cuando esto sucede, las personas que trabajan para ellos se frustran y no se desarrollan. En vez de querer más responsabilidad, se vuelven indiferentes o la evitan. Si quieres que tu gente tome responsabilidad, dásela verdaderamente.
Una vez que se ha dado responsabilidad a las personas, estas tienen el poder de hacer que sucedan los cosas. Aquí es donde el rendimiento de cuentas entra en escena. La verdadera responsabilidad por parte del personal incluye la disposición de rendir cuentas. Si generas el ambiente adecuado, el personal no temerá rendir cuentas. Admitirán los errores y los verán como parte del proceso de aprendizaje. La parte que le corresponde al líder en este aspecto es tomarse el tiempo para revisar el trabajo y criticarlo honesta y constructivamente.
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Para seguir aprendiendo sobre liderazgo
El éxito y el liderazgo te pertenecen por derecho. No importa el lugar que ocupes en el organigrama o cuáles sean tus circunstancias personales, estos libros te enseñan a apoderarte de tu fuerza extraordinaria. Be‧Líder recomienda los 10 mejores libros sobre liderazgo:
- Como ser un líder – Daniel Goleman
- Cómo ganar amigo e influir sobre las personas – Dale Carnegie
- Las 21 leyes irrefutables de liderazgo – John C. Maxwell
- Cómo ganarse a la gente – John C. Maxwell
- Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva – Stephen R. Covey
- Inteligencia emocional – Daniel Goleman
- Las 48 leyes del poder – Robert Greene
- Liderazgo: el poder de la inteligencia emocional
- El líder que no tenía cargo – Robin Sharma
- Las 21 cualidades indispensables de un líder- John C. Maxwell
